6 kỹ năng giao tiếp với khách hàng bạn cần phải biết

“Khách hàng là thượng đế”. Để làm hài lòng các vị thượng đế tối cao này, bạn cần có một số kỹ năng giao tiếp với khách hàng nhất định. 

Có thể nói kỹ năng giao tiếp với khách hàng chính là chìa khóa mở cánh cửa trái tim khách hàng và giúp bạn tạo dựng các mối quan hệ hợp tác bền vững cho cả hiện tại và tương lai.

1. Lắng nghe khách hàng 

Trong mọi trường hợp giao tiếp, lắng nghe luôn đem lại một cảm giác, một ấn tượng rất tuyệt vời và đầy thiện cảm đối với đối phương.

Một khi khách hàng được lắng nghe, họ sẽ chia sẻ nhiều hơn.

Khi đó, bạn có nhiều cơ hội hơn để biết khách hàng muốn gì, cần gì.

Việc lắng nghe tốt không chỉ thể hiện sự lịch sự, tôn trọng của bạn, mà còn giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng và hài lòng. 

Để lắng nghe thực sự, bạn cần đặt cả trái tim vào việc trò chuyện và lắng nghe khách hàng, tránh những hành động tối kỵ như ngắt lời chen ngang khi khách hàng đang nói.

2. Giữ thái độ tích cực khi giao tiếp với khách hàng

Bạn luôn có cảm xúc với mọi thứ, tuy nhiên để cảm xúc, nhất là cảm xúc tiêu cực ảnh hưởng đến việc giao tiếp khách hàng thực sự là một điều cấm kỵ.

Thái độ tích cực là điều cần thiết với khách hàng. Mọi người đều thích những điều tốt đẹp, khách hàng cũng thế!

Để giữ được thái độ tích cực khi giao tiếp với khách hàng, bạn phải đảm bảo việc làm chủ được cảm xúc cá nhân và duy trì được trạng thái tích cực với khách hàng.

Điều này không những giúp bạn cảm thấy thoải mái mà còn nhận được các phản hồi tích cực từ khách hàng.

Một mẹo bạn nên thực hiện là CƯỜI với khách hàng mỗi khi có thể. Điều này tạo được ấn tượng tốt với khách hàng. Đừng quên cười cả khi bạn giao tiếp với khách hàng qua điện thoại, khách hàng hoàn toàn có thể cảm nhận được đấy!

3. Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho kỹ năng giao tiếp, gặp gỡ khách hàng. Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không có nghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình.

Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của khuôn mặt… Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho việc mở đầu cuộc trò chuyện được thuận lợi.

4. Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác

Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩn mực và chính xác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biết hay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không. Ngôn ngữ giao tiếp với khách hàng đặc biệt cần lịch sự và trang trọng hơn cuộc nói chuyện bình thường khác.

Bên cạnh đó, bạn nên đi thẳng vào vấn đề chính của câu chuyện. Việc nói vòng vo, bóng gió sẽ khiến cho khách hàng cảm thấy khó chịu.

5. Tránh sử dụng ngôn ngữ khó hiểu

Do đặc thù phát triển của mỗi công ty, mà có nhiều từ ngữ chuyên ngành, riêng biệt của công ty đó.

Một hiện trạng tương đối phổ biến là các nhân viên bán hàng dành rất nhiều thời gian vào việc nỗ lực giải thích ngữ nghĩa của một số từ ngữ đặc thù, và thực sự khó hiểu với khách hàng.

Ngôn ngữ mà bạn nên sử dụng khi giao tiếp với khách hàng nên là các ngôn ngữ chính thống, được thống nhất và phổ biến, tránh sử dụng từ ngữ địa phương.

6. Đưa ra lời tư vấn, phương án giải quyết đúng thời điểm

Khách hàng thường liên hệ với doanh nghiệp khi có vấn đề cần giải quyết. Sau khi lắng nghe, thấu hiểu vấn đề của khách hàng, bạn cần đưa ra các phương án giải quyết cho khách hàng.

Việc đưa ra phương án nên thực sự đúng thời điểm. 

Nếu quá sớm, khách hàng có thể cảm thấy không được lắng nghe, bạn chỉ muốn nhanh chóng kết thúc cuộc trò chuyện. Hơn nữa, lắng nghe chưa đủ có thể khiến bạn đưa ra phương án sai lầm, hoặc giải quyết không triệt để.

Nếu quá trễ, cuộc trò chuyện của bạn với khách hàng có thể trở nên lan man, không cần thiết. Khách hàng cũng không đánh giá cao việc bỏ quá nhiều thời gian trò chuyện mà không nhận được phương án mà họ cần.

Bên cạnh thời điểm, bạn cũng cần đảm bảo rằng phương án của bạn là thực sự tối ưu và triệt để.

Giao tiếp là kỹ năng mà tất cả mọi người đều sử dụng để tương tác với người khác trong xã hội. Tuy nhiên, so với các cuộc nói chuyện thông thường khác, việc giao tiếp với khách hàng có tính chất sang trọng hơn, đòi hỏi nhiều kỹ năng và nỗ lực của người giao tiếp. Việc nắm rõ các kỹ năng giao tiếp với khách hàng giúp bạn thành công hơn.